การเปลี่ยนแปลงข้อมูลขององค์กร หลังโควิด ในวิกฤติยังมีโอกาส นับตั้งแต่ช่วงแรกของการแพร่ระบาดของโควิด-19 ในปี 2563 หลาย ๆ องค์กรต้องปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงานเข้าสู่การทำงานรูปแบบ Work From Home อย่างเร่งด่วน รวมถึงยังได้รับผลกระทบกับธุรกิจในหลาย ๆ ด้าน ยิ่งสถานการณ์คาดเดาไม่ได้เท่าไร ยิ่งความเปลี่ยนแปลงไม่แน่นอนมากแค่ไหน ก็ยิ่งเป็นตัวผลักดันให้เหล่าผู้บริหารจำเป็นต้องคอยสอดส่องดูแลธุรกิจของตัวเองอย่างใกล้ชิดมากขึ้น จากเดิมที่การติดตามผลการบริหารที่อาจจะเป็นรายเดือน รายสัปดาห์ ก็แทบจะต้องลงมาพิจารณาลึกลงในระดับของรายวันแทบทั้งนั้น ยังไม่นับสถานการณ์การแพร่ระบาด ที่จำเป็นจะต้องติดตามทั้งในระดับของประเทศ และลงมาในระดับขององค์กรตนเองด้วย ยิ่งสำหรับธุรกิจผลิตและกระจายสินค้านั้น ถือว่าเป็นเรื่องสำคัญมากเพราะนั่นอาจหมายถึงการที่จะต้องหยุดการดำเนินธุรกิจไปชั่วระยะหนึ่งเลยทีเดียว ซึ่งแน่นอนว่าความเสียหายนั้นไม่สามารถประเมินค่าได้ และอาจรุนแรงถึงขั้นทำให้ต้องเลิกกิจการได้เลยทีเดียว เมื่อโลกไม่ยอมให้เราทำงานแบบเดิม ๆ แม้สถานการณ์โควิด-19 จะเป็นเรื่องที่บีบบังคับธุรกิจในหลาย ๆ ด้าน แต่ความพยายามแรก ๆ ในการฟันฝ่าปัญหาต่าง ๆ ย่อมหนีไม่พ้นการใช้วิธีการแก้ปัญหาแบบเดิม ๆ ซึ่งหลายธุรกิจคงทราบดี ว่าความพยายามเหล่านั้นล้วนติดขัดและเกิดปัญหาเป็นลูกโซ่มากขึ้นท่ามกลางวิกฤตินี้ไม่ว่าจะเป็น เพียงแค่พิจารณาจาก 3 ตัวอย่างข้างต้น ก็จะเห็นว่าสถานการณ์โควิด-19 นั้น นอกจากจะกระทบกับธุรกิจทางตรงแล้ว ยังส่งผลทางอ้อมอีกมากมายที่ทำให้ประสิทธิภาพในการทำงานลดลง ซึ่งก็ยิ่งเพิ่มความเสี่ยงและสร้างผลเสียให้กับองค์กรมากขึ้นเป็นทวีคูณ จนแทบจะไม่สามารถฟื้นตัวได้เลยหากยังคงพยายามทำงานในรูปแบบเดิมต่อไป สิ่งที่ตอบโจทย์ได้ดีกว่าอย่างไม่น่าเชื่อ กระแส Digital Transformation และ Data Visualization ต่างเป็นที่พูดถึงในวงกว้างตั้งแต่ช่วงก่อนการระบาดของโควิด-19 แต่เมื่อเข้าสู่ช่วงการระบาดนั้น กลับเป็นช่วงที่ทำให้องค์กรได้เห็นศักยภาพ และประโยชน์ของสิ่งเหล่านี้อย่างแท้จริง เพราะด้วยปัญหาข้างต้นที่กล่าวมานั้น สามารถนำแนวคิดทั้ง 2 เข้ามาปรับใช้เพื่อแก้ปัญหาได้แทบทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นการจัดทำระบบข้อมูลเพื่อติดตามสถานการณ์ธุรกิจทั้งยอดขาย คลัง หรือการผลิต ที่มีการอัพเดทข้อมูลอัตโนมัติ ทำให้ลดขั้นตอนในการจัดทำรายงานต่าง ๆ และยังทำให้สามารถทราบสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไปได้อย่างทันท่วงทีอีกด้วย นอกจากเรื่องธุรกิจแล้ว เรายังสามารถประยุกต์เพื่อใช้ติดตามสถานะของพนักงานแต่ละคนได้แบบรายวัน รวมถึงยังจัดสรรรูปแบบรายงานที่เหมาะสมสำหรับผู้บริหาร/หัวหน้า อย่างอัตโนมัติโดยไม่ต้องใช้เวลาในการจัดทำรายงานเพิ่มเติมเลย ทั้งหมดนี้ดูแล้วอาจจะเหมือนเป็นการเปลี่ยนแปลงระบบครั้งใหญ่ ที่จำเป็นจะต้องใช้งบประมาณและกำลังพลปริมาณมาก แต่จริง ๆ แล้ว เราใช้เวลาเพียงแค่ 1-2 สัปดาห์ โดยใช้พนักงานเพียง 3-4 คนเท่านั้นในการจัดทำ เคล็ดลับความสำเร็จนั้นหาใช่การวางแผนระยะยาวที่แม่นยำ หรือการใช้เทคโนโลยีล้ำสมัย แต่เป็นการปรับเปลี่ยนที่รวดเร็วเพื่อให้แก้ปัญหาที่แท้จริงให้ได้นั่นเอง ความคล่องตัวคือหัวใจสำคัญ องค์ประกอบสำคัญของการจัดการข้อมูลนั้น ให้แบ่งออกเป็น 3 เรื่องหลักคือ จะเห็นว่า ในการพิจารณาทั้ง 3 ด้านนั้น เราจะต้องมองไปที่ ความคล่องตัวในการใช้งาน ให้มากที่สุด เนื่องจากในช่วงวิกฤตินั้น เราไม่สามารถวางแผนหรือจัดเตรียมอะไรได้มากนัก ดังนั้นควรหยิบเครื่องมือที่มีอยู่แล้ว มาใช้งานจะทำให้ได้ผลลัพธ์ที่รวดเร็วกว่า นอกจากเรื่องระบบแล้ว บุคลากรก็เป็นเรื่องสำคัญ ซึ่งความคล่องตัวนั้น ในมุมของบุคลากรคือความสามารถในการเข้าถึงข้อมูล และทำความเข้าใจข้อมูลนั้น ๆ ได้อย่างรวดเร็ว เนื่องจากเราอาจมีพนักงานที่มีความสามารถด้านข้อมูล ที่ไม่ได้ดูแลข้อมูลที่เราต้องการนำมาใช้งาน ดังนั้นการประสานงานและการจัดการการเข้าถึงข้อมูลได้รวดเร็วนั้นถือเป็นกลไกสำคัญที่ทำให้เกิดผลสำเร็จได้เร็ว ซึ่งการทำงานในรูปแบบของ Special Taskforce หรือ ทีมเฉพาะกิจ จะมีความเหมาะสมมากที่สุด เพื่อให้การอนุมัติการเข้าถึงต่าง ๆ ทำได้รวดเร็ว รวมถึงยังคงควบคุมความเสี่ยงไว้ในจุดที่ยอมรับได้ด้วย พัฒนาต่อเนื่องเพื่อเปิดมุมมองใหม่ ในช่วงแรกของการเปลี่ยนการทำงาน เราย่อมไม่สามารถจัดทำทุกรายงานออกมาพร้อม ๆ กันได้ ดังนั้นการคัดเลือกรายงาน/ข้อมูล ที่มีความต้องการสูงและมีผู้ใช้งานจำนวณมาก จึงเป็นเงื่อนไขสำคัญในการคัดเลือกโครงการเริ่มแรก ซึ่งแม้จะได้รับการตอบสนองอย่างดีก็ตาม แต่สิ่งที่จะต้องรับฟังอยู่เสมอคือข้อเสนอแนะต่าง ๆ รวมถึงการเพิ่มช่องทางการเข้าถึง Dashboard นั้น ๆ ให้ได้ง่ายที่สุด เช่นการส่ง Dashboard ผ่านช่องทางอื่น ๆ ที่ผู้ใช้งานคุ้นเคย ไม่ว่าจะเป็นอีเมล์ หรือผ่านระบบ Chat Notification (Line Notify) ซึ่งจะทำให้ผู้ใช้งานเห็นถึงศักยภาพของการนำเสนอข้อมูลในรูปแบบใหม่ และช่วยจุดประกายให้มีการนำไปใช้ในข้อมูลชุดอื่น ๆ และการใช้งานอื่น ๆ มากขึ้นอย่างรวดเร็ว นอกจากจะพยายามสร้างสรรค์รูปแบบการนำเสนอใหม่ ๆ แล้ว สิ่งหนึ่งที่ต้องรีบสังเกตและตอบสนองคือ มุมมองที่แตกต่างออกไปบน Dashboard เดิม เพราะสิ่งเหล่านี้คือสัญญาณบ่งบอกถึงการวิเคราะห์ข้อมูลในแง่มุมที่หลากหลายขึ้น และเกิดการตั้งคำถามในมุมมองที่แตกต่างออกไปในข้อมูลชุดเดิม ซึ่งถือว่าเป็นรากฐานที่สำคัญของการสร้าง Analytic Culture ในองค์กรอย่างมาก และจะเป็นกลไกผลักดันสำคัญให้เกิดการขยายผลไปยังวงกว้าง ขยายผลสู่วงกว้าง หลังจากโครงการแรกเริ่มถูกนำไปใช้เพื่อกระตุ้นและเปิดมุมมองใหม่ๆเกี่ยวกับการทำงาน สิ่งที่จะเกิดขึ้นเป็นอย่างแรกคือ Request ให้ขยายผลไปยังข้อมูลหรืองานอื่นๆ ซึ่งการขยายในลักษณะนี้จะถูกจำกัดด้วยกำลังพลและทักษะของพนักงานที่มี ดังนั้นสิ่งที่จำเป็นในการขยายผลนั้น ไม่ใช่งบประมาณมหาศาล หรือการเปิดรับพนักงานด้านข้อมูลจำนวนมาก แต่เป็นการฝึกทักษะของบุคลากรภายใน ให้สามารถทำสิ่งเหล่านี้ได้ด้วยตนเอง และสร้างให้เกิดสังคมการเรียนรู้ด้านข้อมูลให้เกิดขึ้น เพื่อให้เกิดการถ่ายทอดความรู้กันเองโดยธรรมชาติระหว่างพนักงาน โดยเราสามารถแบ่งองค์ประกอบที่จำเป็นในการขยายผลให้เกิดผลสำเร็จได้เป็น 3 ส่วนดังนี้ จากทั้ง 3 องค์ประกอบนี้ จะเห็นว่าเป็นสิ่งที่สามารถทำได้โดยใช้งบประมาณไม่มาก และในอีกแง่มุมหนึ่งสถานการณ์โควิด-19 ก็กลับจะเป็นสถานการณ์ที่เอื้อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงด้านข้อมูลขององค์กรได้เป็นอย่างดี หากเพียงแต่เราสามารถมองเห็นโอกาสที่แอบซ่อนอยู่ได้นั้น ก็จะสามารถพลิกมาเป็นเครื่องมือให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในองค์กร ที่ทำให้เกิดการพัฒนาอย่างก้าวกระโดดและยั่งยืน ซึ่งจะเป็นเกราะป้องกันอย่างดี สำหรับการเปลี่ยนแปลงหรือวิกฤติใหม่ ๆ ในอนาคต เนื้อหาโดย เมธี ศรีสุบันฑิตตรวจทานและปรับปรุงโดย นนทวิทย์ ชีวเรืองโรจน์
