สถาบันข้อมูลขนาดใหญ่ (องค์การมหาชน)

ระบบการจัดการสินค้าคงคลังอัตโนมัติ: สุดยอดคู่มือสำหรับปี 2022 และปีต่อ ๆ ไป

May 9, 2022

การจัดการสินค้าคงคลังอัตโนมัติ

การจัดการสินค้าคงคลังอัตโนมัติ
ระบบ การจัดการสินค้าคงคลังอัตโนมัติ

แนวโน้มของ E-commerce ที่เพิ่มขึ้นในปี 2022 ทำให้ การจัดระบบการสินค้าคงคลังอัตโนมัติ เข้ามามีบทบาทมากขึ้นในธุรกิจ E-commerce การจัดการสินค้าคงคลังเป็นส่วนสำคัญของธุรกิจ E-commerce โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเป็นธุรกิจ E-commerce ที่ใช้กลยุทธ์ทางด้านช่องทางการขายหลายช่องทาง เพราะการจัดการสินค้าคงคลังที่ดีจะช่วยลดความยุ่งยากในการบริหารจัดการได้

เนื่องจากการจัดการสินค้าคงคลังเป็นระบบงานที่ต้องใช้เวลาในการจัดการ อีกทั้งยังมีกระบวนการต่าง ๆ ที่ยุ่งยากเข้ามาเกี่ยวข้อง การวางแผนการจัดการสินค้าคงคลังโดยใช้แรงงานคนจึงไม่เหมาะสมอีกต่อไป การใช้เทคโนโลยีการจัดการสินค้าคงคลังอัตโนมัติจะช่วยในเรื่องการจัดการ ทำให้ประหยัดเวลาและลดโอกาสในการเกิดข้อผิดพลาดให้เหลือน้อยที่สุด

ระบบการจัดการสินค้าคงคลังอัตโนมัติคืออะไร?

ระบบจัดการสินค้าคงคลังอัตโนมัติเป็นเหมือนห้องเครื่องที่จะคอยบริหารจัดการกระบวนการจัดการสินค้าให้ได้ประสิทธิภาพที่ดีที่สุด โดยจะช่วยให้ผู้ค้าปลีกและผู้ค้าส่งสามารถจัดการสินค้าคงคลังได้แบบ Real-time ทำให้สามารถใช้เวลาและให้ความสนใจไปกับงานที่สำคัญอื่น ๆ ได้ โดยไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับการจัดการสินค้าคงคลังมากเหมือนเท่ากับการจัดการด้วยตนเอง

ด้วยระบบการจัดการสินค้าคงคลังอัตโนมัติ กระบวนการจัดการสินค้าทุกอย่างจะดำเนินไปได้เอง ไม่ว่าจะเป็นในเรื่องของสินค้าค้างชำระ การออกใบแจ้งหนี้ตามใบสั่ง การติดแท็กลูกค้า การนับสินค้าคงคลัง Dropshipping (การทำเป็นตัวแทนจำหน่าย) การสร้างใบสั่งซื้อ และการทำรายงานสรุปผล

ระบบการจัดการสินค้าคงคลังอัตโนมัติทำงานอย่างไร

ระบบการจัดการสินค้าคงคลังอัตโนมัติทำงานในลักษณะเดียวกับผู้ค้าปลีกสมัยใหม่ในการติดตามและจัดการสินค้าคงคลัง สิ่งแตกต่างเพียงอย่างเดียว คือ ระบบการจัดการสินค้าคงคลังอัตโนมัติที่มีประสิทธิภาพนี้ จะดูแลกระบวนการส่วนใหญ่เกือบทั้งหมด มีเพียงบางส่วนเท่านั้นที่ยังจำเป็นต้องให้แรงงานคนมาจัดการด้วยตนเอง นอกจากนี้ระบบอัตโนมัติยังให้ข้อมูลเชิงลึก ซึ่งช่วยให้สามารถทำการตัดสินใจที่สำคัญทางธุรกิจได้รวดเร็วขึ้น

ตัวอย่าง ผลประโยชน์ที่จะได้รับหากได้ติดตั้งระบบการจัดการสินค้าคงคลังสำหรับแพลตฟอร์ม E-commerce

  • ระบบการจัดการสินค้าคงคลังจะช่วยดูแลผลกำไรและขาดทุนทุกครั้งที่มีการขายสินค้า
  • หากสินค้าเหลือน้อย ระบบการจัดการสินค้าคงคลังจะแจ้งให้ทราบโดยอัตโนมัติ ทำให้ไม่ต้องเสียเวลาเข้าไปตรวสอบด้วยตนเอง
  • ระบบการจัดการสินค้าคงคลังยังให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับผลกำไร ค่าใช้จ่าย และการคาดการณ์การขายตามข้อมูลที่มีอยู่ โดยสามารถใช้ข้อมูลเชิงลึกเหล่านี้เพื่อเสริมความแข็งแกร่งให้กับแบรนด์และเพิ่มรายได้ให้ได้มากที่สุด

เหตุใดจึงควรลงทุนในระบบการจัดการสินค้าคงคลังอัตโนมัติ?

ผู้ค้าปลีกหลายรายกำลังพิจารณาลงทุนในระบบการจัดการสินค้าคงคลังแบบอัตโนมัติ เพราะเล็งเห็นผลประโยชน์ที่น่าสนใจที่จะได้รับจากการใช้ระบบดังกล่าว ระบบการจัดการสินค้าคงคลังอัตโนมัติจะช่วยใช้ธุรกิจ E-commerce มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นในด้านต่าง ๆ ดังต่อไปนี้

  • ระบบการจัดการสินค้าคงคลังแบบอัตโนมัติช่วยประหยัดเวลามหาศาล เมื่อเทียบกับการจัดการสินค้าคงคลังด้วยแรงงานคน
  • ระบบการจัดการสินค้าคงคลังแบบอัตโนมัติช่วยให้สามารถตรวจสอบสินค้าคงคลังได้แบบ Real-time ทำให้ทราบว่ากระบวนการส่วนใดมีปัญหาหรือสินค้าตัวไหนใกล้หมด
  • ระบบการจัดการสินค้าคงคลังอัตโนมัติสามารถช่วยลดความผิดพลาดในกระบวนการต่าง ๆ  ช่วยสร้างความมั่นใจได้ว่าจะไม่มีความผิดพลาดอย่างร้ายแรงในการคำนวณระดับสินค้าคงคลัง
  • ระบบสินค้าคงคลังอัตโนมัติเป็นตัวเลือกที่ดีสำหรับผู้ประกอบการที่มีแผนจะขยายธุรกิจ เพราะระบบเหล่านี้มุ่งเน้นที่การขยายขนาดการดำเนินธุรกิจด้วยการประหยัดเวลาและขจัดความเสี่ยงจากข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น

สิ่งที่ระบบการจัดการสินค้าคงคลังอัตโนมัติควรมี

1.Automatic Reordering
การสั่งสินค้าใหม่อัตโนมัติเป็นสิ่งจำเป็นในระบบสินค้าคงคลังอัตโนมัติเพื่อสร้างความมั่นใจว่าสินค้าคงคลังจะไม่มีวันหมดหรือขาดสต็อก ดังนั้นควรเลือกระบบการจัดการสินค้าคงคลังที่มีคุณสมบัติ เช่น การแจ้งเตือนฝ่ายผลิตสินค้าหรือผู้ผลิตเมื่อสินค้าใกล้หมด เพื่อให้มีสินค้าในคลังสินค้าพร้อมที่จะจำหน่ายเสมอ

2. Automatic Stock Transfer
การโอนสต็อกอัตโนมัติเป็นคุณลักษณะที่สำคัญโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากสินค้ากระจายอยู่ในหลาย ๆ คลังสินค้า การโอนสต็อกอัตโนมัติจะช่วยให้ผู้จัดจำหน่ายหรือผู้ขาย สามารถค้นหาสต็อกสินค้าได้ทันท่วงที เมื่อมีความต้องการเกิดขึ้น

3. Inventory Alerts & Notifications
การแจ้งเตือนสินค้าคงคลังจะช่วยในการติดตามสถานะของสินค้าคงคลัง ด้วยคุณสมบัตินี้จะสามารถป้องกันปัญหาต่าง ๆ เช่น ระดับสินค้าคงคลังต่ำกว่าที่ควรจะเป็น สินค้าเกินจำนวน หรือความล่าช้าในการจัดส่ง

4. Ecommerce Integration
การเชื่อมต่อกับ E-commerce ก็เป็นสิ่งสำคัญ ดังนั้นจึงควรเลือกระบบการจัดการสินค้าคงคลังอัตโนมัติที่สามารถเชื่อมต่อเข้ากับเครื่องมือการจัดการ E-commerce ที่มีประสิทธิภาพ เช่น ระบบ POS หรือ CRM Systems ซึ่งจะทำให้สามารถติดตามและจัดการสินค้าคงคลังได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

5. Automated Order Management
การจัดการคำสั่งซื้ออัตโนมัติจะช่วยดูแลปัญหาสินค้าคงคลังในส่วนท้ายของกระบวนการทั้งหมด ด้วยฟังก์ชันนี้จะทำให้สามารถจัดเรียง แพ็คสินค้าได้ตามที่กำหนดส่ง และมั่นใจได้ว่าสินค้าจะจัดส่งไปถึงลูกค้าได้ตามกำหนดเวลา

6. Analysis & Reports
การวิเคราะห์และรายงานผลเป็นหนึ่งในคุณสมบัติของระบบการจัดการสินค้าคงคลังอัตโนมัติที่ผู้ประกอบการส่วนใหญ่มักมองว่าไม่สำคัญ แต่ที่จริงแล้วการวิเคราะห์และรายงานผลของกระบวนการทั้งหมดจะเป็นสิ่งที่ช่วยในตัดสินใจทางธุรกิจได้ดีขึ้น ซึ่งระบบการจัดการสินค้าคงคลังนั้นควรนำเสนอข้อมูลแบบ Real-time

แนวโน้มที่น่าจับตามองของระบบการจัดการสินค้าคงคลังอัตโนมัติในปัจจุบัน

1.Data Analytics
การมีข้อมูลปริมาณมากไม่ได้หมายความว่าเราจะสามารถใช้ประโยชน์จากข้อมูลเหล่านั้นได้ทั้งหมด แต่การวิเคราะห์ข้อมูลนั้นถือเป็นสิ่งสำคัญที่ทำให้ค้นพบ Actionable Information หรือข้อมูลที่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้จริง โดยเฉพาะอย่างยิ่งในยุคปัจจุบันที่ธุรกิจต่าง ๆ พึ่งพาข้อมูลและการวิเคราะห์ในการตัดสินใจที่นำไปสู่ความสำเร็จ ข้อมูลจะช่วยให้เข้าใจข้อมูลเชิงลึก เช่น พฤติกรรมของผู้บริโภค ที่สามารถนำไปสู่การเพิ่มยอดขาย ดังนั้นจึงควรมองหาระบบที่มีการวิเคราะห์ข้อมูลที่ดี เพื่อช่วยให้ได้มองเห็นข้อมูลในมุมมองต่าง ๆ

2. Automated Machinery
ระบบเครื่องจักรอัตโนมัติสามารถช่วยปรับปรุงวิธีการในการจัดการสินค้าคงคลังในระดับลึก และสามารถช่วยเป็นแนวทางในการจัดการกระบวนการคลังสินค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ รวมถึงประหยัดเวลาและแรงงาน ดังนั้นควรเลือกระบบการจัดการสินค้าคงคลังอัตโนมัติที่รองรับการทำงานของระบบเครื่องจักรอัตโนมัติ

3.5G
หากต้องการใช้ระบบสินค้าคงคลังอัตโนมัติให้เกิดประโยชน์สูงสุด จะต้องมีการเชื่อมต่อที่รวดเร็วและเชื่อถือได้ ดังนั้นเลือกเทคโนโลยีการเชื่อมต่อล่าสุด เช่น 5G เนื่องจากเทคโนโลยีเหล่านี้จะช่วยให้การรวบรวมข้อมูลมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

สรุป

ในปัจจุบันอาจกล่าวได้ว่าอยู่ในยุคที่มีการแข่งขันทางการตลาดอย่างดุเดือด ลูกค้ามีตัวเลือกนับล้านราย และเจ้าของธุรกิจ E-commerce ต้องเผชิญกับแรงกดดันในเรื่องของการส่งมอบสินค้าให้ถูกต้องและรวดเร็วขึ้น ระบบการจัดการสินค้าคงคลังอัตโนมัติจะสามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานในสถานการณ์เช่นนี้ได้ ดังนั้นจึงควรเลือกระบบการจัดการสินค้าคงคลังที่สามารถตอบสนองความต้องการทางธุรกิจได้อย่างเหมาะสม

บทความโดย James Wilson
เนื้อหาจากบทความของ TechTarget
แปลและเรียบเรียงโดย วิน เวธิต
ตรวจทานและปรับปรุงโดย ดวงใจ จิตคงชื่น

Waythit Puangpakisiri

Position Technology Solution Principal, IT division

Asst. Prof. Duangjai Jitkongchuen, PhD

Vice President, Manpower Development Division at Big Data Institute (Public Organization), BDI