สถาบันข้อมูลขนาดใหญ่ (องค์การมหาชน)

ความท้าทายในงานจดหมายเหตุเมื่อเข้าสู่ยุค Big Data: ตอนที่ 1 ความหมายของจดหมายเหตุ (Archives)

Sep 6, 2023
Archive Shelfs at Sächsisches Staatsarchiv in Dresden, Saxony, Germany

ความท้าทายงานจดหมายเหตุเมื่อเข้าสู่ยุค Big Data
ตอนที่ 1. ความหมายของจดหมายเหตุ (ท่านกำลังอ่านบทความนี้)
ตอนที่ 2. การทำให้เป็นดิจิทัลของเอกสารจดหมายเหตุ
ตอนที่ 3. การใช้ประโยชน์ข้อมูลงานจดหมายเหตุ

เมื่อพูดถึงการวิเคราะห์หรือบรรยายเหตุการณ์ ตัวตน และสภาพการณ์ของสิ่ง ๆ หนึ่ง สิ่งที่ขาดไม่ได้ คือ ข้อมูลในอดีตหรือข้อมูลทางประวัติศาสตร์ (Historical Data) โดยมีประโยชน์ที่เห็นได้ในเชิงประจักษ์ดังนี้

  1. นักประวัติศาสตร์สามารถค้นคว้าข้อมูลทางประวัติศาสตร์ในหัวข้อเฉพาะ เพื่อที่จะให้ข้อสันนิษฐานทางประวัติศาสตร์กับองค์ประธาน (Subject) ของเรื่องที่เล่านั้น ๆ ได้ ทำให้เราสามารถเห็นตัวตนขององค์ประธานนั้นว่ามีลักษณะเป็นอย่างไรภายใต้มุมมองหนึ่ง ๆ
  2. กลุ่มคนชายขอบในทางรัฐศาสตร์ที่อาจไม่ได้รับความยุติธรรมในอดีต ปัจจุบัน หรืออนาคต สามารถนำข้อมูลในอดีตที่เจ้าหน้าที่รัฐละเมิดสิทธิมนุษยชน และสะสางคดีในอดีต เช่น การชำระคดีฆ่าล้างเผ่าพันธุ์ของเขมรแดงที่มีการตั้งศาลคดีเขมรแดงและนำหลักฐานพยานในคดีมาชำระใหม่อีกครั้ง
  3. ธุรกิจหนึ่ง ๆ ที่ต้องการทำ SWOT หรือ PESTEL Analysis เพื่อดูสถานการณ์ของธุรกิจและวางแผนธุรกิจอย่างมียุทธศาสตร์ การใช้ข้อมูลในอดีตขององค์กรเพื่อการวิเคราะห์มีส่วนช่วยในการวิเคราะห์สภาพการณ์ทางธุรกิจได้โดยพึ่งประสบการณ์ทางธุรกิจของปัจเจกบุคคลลดลง และใช้ข้อมูลที่ปรากฏในคลังเอกสารเก็บถาวรที่สะท้อนจากความเป็นจริงจากการปฏิบัติงาน ณ ขณะนั้นเป็นส่วนในการตัดสินใจเป็นการทดแทน (ดูตัวอย่างเพิ่มเติมได้ที่การพัฒนา Business Intelligence ด้วยธรรมาภิบาลข้อมูล)

ทั้งสามตัวอย่างนี้ สิ่งหนึ่งที่เป็นสิ่งสำคัญมาก คือ ข้อมูลเหล่านั้นต้องสะท้อนถึงความเป็นจริง (Integrity) โดยสิ่งนี้ย่อมควรถูกจัดการตั้งแต่กระบวนการที่วางไว้ในการปฏิบัติงานในตอนต้น ซึ่งหนึ่งในโครงสร้างที่สามารถช่วยเรื่องได้ คือ ธรรมาภิบาลข้อมูล (Data Governance) โดยในภาพรวมนั้นเป็นไปตามภาพประกอบนี้

ภาพที่ 1 Data Governance Framework โดยกรอบสีส้ม คือ สิ่งที่จะกล่าวถึงในบทความนี้

โดยในบทความนี้เราจะกล่าวถึง Archive และ Destroy เป็นหลัก หากต้องการรายละเอียดเต็มที่เกี่ยวข้องกับ Data Governance สามารถรับชมได้ที่นี่

หนึ่งในกระบวนการที่จะขาดไม่ได้ หากต้องการทำให้ธรรมาภิบาลข้อมูลสามารถใช้ได้ครบถ้วนสมบูรณ์ ซึ่งจะเป็นหัวข้อที่จะอภิปรายในบทความนี้ คือ กระบวนการจัดเก็บข้อมูลถาวร และ กระบวนการทำลายข้อมูล

บทความนี้จะพาไปศึกษานิยามและลักษณะตัวตนของงานจดหมายเหตุ ก่อนที่จะเริ่มความท้าทายในงานจดหมายเหตุในปัจจุบัน

นิยามของงาน “จดหมายเหตุ” (Archives)

อ้างอิงจากภาษาอังกฤษ คำว่า “จดหมายเหตุ” จะสามารถเทียบเคียงได้กับคำว่า “Archives” โดยคำว่า Archives สามารถแปลได้ทั้งสิ้น 3 ความหมายดังนี้1

  • Archives ในมุมมองของ Archival Material หรือ “เอกสารจดหมายเหตุ” หมายถึง เอกสารซึ่งเกิดจากการปฏิบัติงานของบุคคลหรือนิติบุคคลโดยเอกสารเหล่านั้นได้สิ้นกระแสการใช้งานแล้ว และได้รับการประเมินว่ามีคุณค่าอย่างต่อเนื่องต่อผู้ครอบครอง2 ซึ่งกระบวนการที่เกิดขึ้นสามารถตีความได้ตามภาพที่ 2
ภาพที่ 2 กระบวนการที่สำคัญกระบวนการหนึ่งในการทำจัดเก็บเอกสารถาวร คือ การประเมินคุณค่าของเอกสารที่จะถูกนำไปจัดเก็บถาวรเป็นเอกสารจดหมายเหตุ โดยหลักวิธีพิจารณาคุณค่าของเอกสารนั้นอาจอาศัยพันธกิจหรือวัตถุประสงค์ขององค์กรในการประเมินคุณค่าของเอกสารนั้น ๆ ได้
  • Archives ในมุมมองของ Archival Agency ซึ่งหมายถึงหน่วยงานที่จัดการเก็บ “เอกสารจดหมายเหตุ” ตามนิยามแรก โดยยกตัวอย่างเช่น สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ หรือ หอภาพยนตร์ (องค์การมหาชน) หรือองค์กรอื่น ๆ ตามภาพที่ 3
ภาพที่ 3 ตัวอย่าง Archival agencies — (บน) National Archives ของสหรัฐอเมริกา, The National Archives ของสหราชอาณาจักรบริเตนใหญ่และไอร์แลนด์เหนือ
(ล่าง) สำนักงานหอจดหมายเหตุแห่งชาติ, หอภาพยนตร์ (องค์การมหาชน), และ Das Bundesarchiv (The National Archives) ของเยอรมนี
  • Archives ในมุมมองของ Archival Repository ซึ่งหมายถึงบริเวณหรือสถานที่ที่จัดเก็บเอกสารจดหมายเหตุ โดยยกตัวอย่างเป็นไปตามภาพที่ 4
ภาพที่ 4 ตัวอย่าง Archival Repositories:
(บนซ้าย) ประเทศสหรัฐอเมริกา (บนขวา) ประเทศสหราชอาณาจักรฯ
(ล่างซ้าย) ประเทศไทย (ล่างขวา) ประเทศเยอรมนี

หลักเกณฑ์ในการจำแนกเอกสารจดหมายเหตุ

ตามนิยามของ “เอกสารจดหมายเหตุ” ของปัจเจกหนึ่ง ๆ เราสามารถพิจารณาได้โดยสององค์ประกอบหลัก คือ

  1. เป็นเอกสารจากการปฏิบัติงาน สามารถระบุยืนยันประวัติศาสตร์ของปัจเจกนั้นได้
  2. ไม่อยู่ในกระแสการใช้งาน

ตัวอย่างการระบุว่าใช่หรือไม่ใช่เอกสารจดหมายเหตุเป็นไปตามภาพที่ 5

ภาพที่ 5 ตัวอย่างการจัดจำแนก “เอกสารจดหมายเหตุ”
เหตุผลที่เอกสารแต่ละชนิดเป็นจดหมายเหตุ โดยปกติแล้วจะนับว่าเป็น เพราะเอกสารนั้นเป็นเอกสารจากการปฏิบัติงานและสิ้นกระแสการใช้งาน
  • ศิลาจารึกหลักที่ 1 เป็นจดหมายเหตุ เพราะไม่อยู่ในกระแสการใช้งานตามกฎหมาย และมาจากการปฏิบัติงานของราชวงศ์สุโขทัย ซึ่งเล่าเกี่ยวกับประวัติศาสตร์ของพระราชวงศ์
  • ประมวลกฎหมายตราสามดวง เป็นจดหมายเหตุ เพราะไม่อยู่ในกระแสการใช้งาน นับตั้งแต่มีการประกาศใช้กฎหมายลักษณะอาญา ร.ศ. 127 และมาจากการปฏิบัติงานในราชวงศ์จักรี ซึ่งชำระกฎหมายเมื่อสมัยรัชกาลที่ 1
  • เว็บไซต์ที่เก็บไว้ใน Wayback machine เป็นจดหมายเหตุได้ เพราะไม่อยู่ในกระแสการใช้งาน อันหมายถึงเจ้าของได้สละเว็บไซต์นี้ออกจากการใช้งานของเจ้าของเว็บนั้น ๆ เป็นที่เรียบร้อยแล้ว และเป็นเอกสารจากการปฏิบัติงาน
  • ใบเสร็จรับเงิน เป็นจดหมายเหตุได้ เมื่อจบจากโครงการที่เกี่ยวข้องกับการใช้จ่ายนั้น ๆ จะนับว่าสิ้นสุดกระแสการใช้งาน
เหตุผลที่เอกสารแต่ละชนิดไม่เป็นจดหมายเหตุ โดยสาเหตุหลัก คือ ยังอยู่ในกระแสการใช้งาน หรือ ไม่เป็นเอกสารจากการปฏิบัติงาน
  • หนังสือกฎหมายสมรสในเอเชียตะวันออกเฉียงใต้: ความเรียงกฎหมายเปรียบเทียบในอินโดจีน (Régimes Matrimoniaux du Sud-Est de L’Asie: Essai de droit comparé indochinois) ไม่เป็นจดหมายเหตุ เนื่องจากไม่ได้เป็นเอกสารจากการปฏิบัติงาน แต่เป็นเอกสารเผยแพร่ซึ่งมีวิธีการจัดการแบบหนังสือ ไม่มีการสิ้นสุดกระแสการใช้งาน
  • ซอฟต์แวร์และไลบรารี ไม่เป็นจดหมายเหตุ เพราะเป็นชุดคำสั่งเผยแพร่ ไม่ได้สะท้อนการปฏิบัติงานในองค์กร

ประเด็นที่น่าสนใจเกี่ยวกับเอกสารจดหมายเหตุ

  1. ซอฟต์แวร์กับไลบรารีไม่ใช่ “เอกสารจดหมายเหตุ” แต่หากว่าพูดถึง Working Repository ในระบบ Git ที่ถูกจัดเก็บถาวรเรียบร้อยแล้ว สามารถเป็น “เอกสารจดหมายเหตุ” ได้ เพราะ Repository นั้นสะท้อนการปฏิบัติงานของผู้จัดทำซอฟต์แวร์นั้น ๆ เช่น ประวัติการ Commit, Branch หรือ Change Log
  2. สมุดจดบันทึก ราชกิจจานุเบกษา แบบแสดงความคิดเห็นผลงาน, หรือ คำสั่งทางปกครองตาม พ.ร.บ. วิธีปฏิบัติราชการทางปกครอง พ.ศ. 2539 สามารถเป็น “เอกสารจดหมายเหตุ” ได้ทั้งสิ้นเมื่อสิ้นกระแสการใช้งาน
  3. สิ่งที่ไม่ใช่จดหมายเหตุนั้นไม่จำเป็นจะต้องถูกทำลายทิ้งเสมอไป โดยสิ่งที่สามารถเทียบเคียงได้กับ “หอจดหมายเหตุ” (Archival Repository) คือ หอสมุด เช่น หนังสือเก่าจะถูกจัดเก็บอยู่ในหอสมุด โดยมีวิธีการจัดการอีกรูปแบบหนึ่งต่างจากวิธีจัดการจดหมายเหตุ ยกตัวอย่างเช่น การจัดแบ่งหนังสือตามระบบของหอสมุดคองเกรส (Library of Congress Classification), การจัดแบ่งหนังสือตามหลักของดิวอี้ (Dewey Decimal Classification), มาตรฐาน CoreTrustSeal สำหรับการจัดการสารสนเทศดิจิทัล, หรือ พิพิธภัณฑ์ของเก่าหายาก

เมื่อกล่าวถึงปัจจุบันกาลแล้ว เทคโนโลยีในการจัดเก็บข้อมูลหรือรูปแบบข้อมูลที่สามารถจัดเก็บได้มีความหลากหลายยิ่งขึ้นนอกจากข้อมูลในอดีตที่อยู่ในรูปแบบหนังสือลายลักษณ์ (Manuscript) หรือเอกสารภาพ รวมทั้งเทคโนโลยีในการประมวลผลที่มีความสามารถในการวิเคราะห์มากขึ้นอย่างต่อเนื่องจากการพัฒนาเทคโนโลยี Data Analytics ที่เป็นกระแสเรื่อยมาตลอด 10 ปี ทำให้การทำงานจดหมายเหตุให้มีประสิทธิภาพในยุคปัจจุบันจึงมีความท้าทายมากขึ้นอีกด้วย โดยความท้าทายในงานจดหมายเหตุนั้นจะกล่าวถึงต่อไปในตอนที่ 2

เชิงอรรถ

  1. กรมศิลปากร (2542), วิชาการพื้นฐานการบริหารและจัดการจดหมายเหตุ ↩︎
  2. สมบัติ พิกุลทอง (2563), “การประเมินความต้องการจำเป็นในการสงวนรักษาเอกสารจดหมายเหตุดิจิทัลของหน่วยงานบริการจดหมายเหตุในประเทศไทย” ↩︎

เรียบเรียงโดย กฤตพัฒน์ รัตนภูผา
ตรวจทานและปรับปรุงโดย นววิทย์ พงศ์อนันต์

Leave a Comment

Search